คุณหลิวได้ให้การฝึกอบรมที่ยอดเยี่ยมเกี่ยวกับ “นโยบายและการดำเนินงานแบบลีน” แก่บุคลากรระดับกลางขึ้นไปของบริษัท แนวคิดหลักคือองค์กรหรือทีมงานต้องมีเป้าหมายนโยบายที่ชัดเจนและถูกต้อง และการตัดสินใจและการดำเนินการใดๆ จะต้องดำเนินการตามนโยบายที่กำหนดไว้ เมื่อทิศทางและเป้าหมายชัดเจน สมาชิกในทีมจะสามารถมีสมาธิและทุ่มเทอย่างเต็มที่โดยปราศจากความกังวลต่อความยากลำบาก การบริหารนโยบายจะกำหนดระดับ และการบริหารเป้าหมายจะสะท้อนระดับนั้น

นิยามของนโยบายคือ “ทิศทางและเป้าหมายที่จะนำพาองค์กรไปข้างหน้า” นโยบายมีสองความหมาย หนึ่งคือทิศทาง และอีกหนึ่งคือเป้าหมาย

ทิศทางคือรากฐานและสามารถนำทางเราไปในทิศทางที่กำหนดได้

เป้าหมายคือผลลัพธ์สุดท้ายที่เราต้องการบรรลุ การวางตำแหน่งของเป้าหมายนั้นสำคัญมาก หากบรรลุได้ง่ายมาก มันจะไม่เรียกว่าเป้าหมาย แต่เรียกว่าจุดเชื่อมต่อ แต่ถ้าบรรลุไม่ได้และยากที่จะบรรลุ มันจะไม่เรียกว่าเป้าหมาย แต่เรียกว่าความฝัน เป้าหมายที่สมเหตุสมผลต้องอาศัยความพยายามร่วมกันของทีมและสามารถบรรลุได้ด้วยการทำงานหนัก เราต้องกล้าที่จะยกระดับเป้าหมาย การยกระดับเป้าหมายเท่านั้นที่จะทำให้เราพบปัญหาที่อาจเกิดขึ้นและแก้ไขช่องโหว่ได้ทันเวลา เช่นเดียวกับการปีนเขา คุณไม่จำเป็นต้องวางแผนเพื่อปีนเขาสูง 200 เมตร เพียงแค่ปีนขึ้นไป หากคุณต้องการปีนเขาเอเวอเรสต์ คุณจะไม่สามารถบรรลุได้หากไม่มีกำลังกายที่เพียงพอและการวางแผนอย่างรอบคอบ

เมื่อกำหนดทิศทางและเป้าหมายเรียบร้อยแล้ว สิ่งสำคัญคือต้องทำอย่างไรให้มั่นใจว่ากำลังก้าวไปในทิศทางที่ถูกต้องอยู่เสมอ จะต้องแก้ไขจุดเบี่ยงเบนให้ทันท่วงที นั่นคือ จะต้องใช้วิธีใดเพื่อให้มั่นใจว่านโยบายและเป้าหมายจะบรรลุผลสำเร็จ และเพื่อให้มั่นใจว่าการออกแบบระบบมีความเหมาะสมและใช้งานได้จริง โอกาสที่จะบรรลุผลสำเร็จจะเพิ่มขึ้นอย่างมาก

การจัดการการดำเนินงานตามวัตถุประสงค์นโยบายนั้น แท้จริงแล้วคือการปล่อยให้องค์กรออกแบบระบบการจัดการเพื่อให้แน่ใจว่าจะบรรลุเป้าหมายขององค์กรได้อย่างราบรื่น

การจะประสบความสำเร็จในสิ่งใดสิ่งหนึ่งนั้น พรสวรรค์คือรากฐาน วัฒนธรรมองค์กรที่ดีสามารถดึงดูดและรักษาบุคลากรที่มีความสามารถไว้ได้ นอกจากนี้ยังสามารถค้นพบและปลูกฝังบุคลากรที่มีความสามารถจากภายในองค์กรได้อีกด้วย สาเหตุหลักที่ทำให้หลายคนทำงานได้ไม่เต็มที่นั้น เป็นเพราะพวกเขาไม่ได้วางตำแหน่งที่เหมาะสม และไม่ได้นำข้อได้เปรียบของพวกเขามาใช้

เป้าหมายนโยบายขององค์กรจะต้องถูกแยกย่อยเป็นชั้นๆ โดยแยกเป้าหมายใหญ่ๆ ออกเป็นเป้าหมายย่อยๆ ตามระดับ และขยายออกไปจนถึงระดับพื้นฐานที่สุด ให้ทุกคนทราบถึงเป้าหมายของแต่ละระดับ รวมถึงเป้าหมายของบริษัท เข้าใจและตกลงกัน ให้ทุกคนเข้าใจว่าเราเป็นชุมชนแห่งผลประโยชน์ และเราทุกคนเจริญรุ่งเรืองและทุกคนพ่ายแพ้

ควรตรวจสอบระบบการจัดการการดำเนินงานตลอดเวลาจากสี่ประเด็นต่อไปนี้: ว่าระบบได้นำไปปฏิบัติจริงหรือไม่ ทรัพยากรมีเพียงพอหรือไม่ กลยุทธ์สามารถรองรับการบรรลุเป้าหมายได้หรือไม่ และกลยุทธ์ได้รับการนำไปปฏิบัติอย่างมีประสิทธิภาพหรือไม่ ควรค้นหาปัญหา ปรับปรุงแก้ไข และแก้ไขความคลาดเคลื่อนได้ตลอดเวลา เพื่อให้มั่นใจว่าระบบทำงานได้อย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพ

ระบบปฏิบัติการควรได้รับการจัดการตามวงจร PDCA ด้วย ได้แก่ การกำหนดเป้าหมาย การค้นหาปัญหา การแก้ไขช่องโหว่ และการเสริมสร้างระบบ กระบวนการข้างต้นควรดำเนินการเป็นวัฏจักรตลอดเวลา แต่ไม่ใช่วัฏจักรธรรมดา แต่กำลังเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ ในวัฏจักร

เพื่อให้บรรลุเป้าหมายนโยบาย จำเป็นต้องมีการบริหารจัดการประสิทธิภาพการทำงานรายวัน ไม่เพียงแต่ต้องมองเห็นภาพเป้าหมายนโยบายเท่านั้น แต่ยังต้องคำนึงถึงวิธีการที่เป็นระบบในการบรรลุเป้าหมายนโยบายด้วย ประการหนึ่งคือการเตือนให้ทุกคนใส่ใจกับแนวทางปฏิบัติและเป้าหมายอยู่เสมอ และประการที่สองคือการทำให้ทุกคนสามารถแก้ไขข้อบกพร่องได้ตลอดเวลา และปรับปรุงแก้ไขได้ตลอดเวลา เพื่อจะได้ไม่ต้องรับภาระอันหนักอึ้งจากความผิดพลาดที่ควบคุมไม่ได้

ถนนทุกสายมุ่งสู่โรม แต่ต้องมีถนนที่ใกล้ที่สุดและมีเวลาถึงที่สั้นที่สุด ฝ่ายบริหารการดำเนินงานคือการพยายามค้นหาเส้นทางลัดนี้เพื่อไปโรม